Cara Jitu Klaim Pekerjaan Tambah (change order) ke Klien

Sebuah project, dikatakan project apabila memenuhi tiga unsur utama, yaitu dibatasi oleh budget, dibatasi oleh waktu dan dibatasi oleh lingkup kerja.

Nah, yang lingkup kerja ini sering menjadi dispute atau ketidakjelasan/ketidakpastian. Misal project membuat meja sekolah, di gambar yang diberikan ke kita (kontraktor) untuk menghitung harga awal kaki meja berbentuk segi empat alias standart.

Nah berjalannya waktu, pemilik proyek (Kepsek) menginginkan agar kaki kursi menjadi bulat berukir.

Ini yang dinamakan perubahan spesifikasi. Tentu saja harganya beda. Ada biaya tambah/additional cost disana.

Kemudian pak Kepsek meminta lagi agar jumlah kursi tidak 40 biji seperti permintaan awal, tapi ditambah menjadi 48 biji untuk antisipasi tambahan murid.

Ini dinamakan volume tambah/addtional work order. Harganya pun beda, yaiyalah, lha wong jumlahnya saja beda.

Dua hal itu dinamakan permintaan variatif akibat perubahan/ change or variation order. Bisa speknya berubah atau jumlahnya berubah. Yang namanya variatif ya sesuai namanya, variatif.

Ada penambahan order atau bisa juga pengurangan order, bervariasi. Atau biasa di dalam proyek disebut kerja tambah/kurang.

Nah, masalahnya pak Kepsek menghindar ketika kita sodorkan tambahan biaya akibat perubahan tadi. Pak Kepsek beralasan bahwa kontrak kita lumpsum, beliau lupa bahwa batasan lumpsum adalah selama tidak bertentangan dengan kontrak awal.

Boleh saja bicara lumpsum, asal dari awal kita diminta untuk membuat perencanaan detail, termasuk survey calon murid baru di tahun mendatang.

Lha ini kan semua sudah diberikan oleh pak Kepsek (volume dan drawing), kita tinggal hitung harga, desain engineering hanya menyesuaikan dari konsep awal.

Misal, kita hitung jika memakai ukuran biasa maka meja tidak bisa difungsikan, ada perubahan dimensi untuk menyesuaikan ruang kelas, nah yang seperti okelah jadi tanggung jawab kontraktor.

Setelah di desak begitu, pak Kepsek kembali ngeles, katanya tidak ada tertulis dari Kepsek dan kita bahwa pekerjaan ukir kaki meja dan penambahan volume merupakan pekerjaan tambah.

Nah disini kita mulai bingung. Anyway daripada debat kusir sama klien model kek gini, mending simak kiat-kiat untuk klaim pekerjaan tambah:

Pahami detail kontrak sebelum tanda tangan, ini yang sering luput. Kontraktor biasanya langsung tandatangan kontrak tanpa membaca detail pasal demi pasal.

Membaca kontrak sebelum dilakukan tanda tangan fungsinya banyak, diantaranya:

  1. Membuka ruang diskusi kontrak dengan klien. Untuk kontrak skala besar, klien memberikan ruang diskusi yang dituangkan dalam contract discussion agreement. Disitu dijelaskan perbedaan persepsi antara klien dan kontraktor. Misal, cara perhitungan tiang pancang, apakah dihitung dari bottom of pile hingga permukaan tanah, atau dari bottom of pile hingga elevasi pile cab.
  2. Merevisi kontrak. Untuk klien skala Pert*mina biasanya body of contract adalah baku. Namun jika detail, kita bisa meminta adanya perubahan akibat perbedaan dengan dokumen tender. Misal, di dok tender tertulis masa pemeliharaan 120 hari, namun di dok kontrak ternyata 365 hari, nah kita bisa meminta revisi dikembalikan ke dok tender.
  3. Membuat mitigasi resiko. Ini yang terpenting. Mitigasi resiko fungsinya adalah memetakan resiko yang akan timbul ketika masa kontrak berjalan, baik itu resiko biaya, resiko kontraktual, resiko cuaca, lingkungan dll. Mitigasi resiko juga berfungsi untuk mulai memetakan item-item yang potensi untuk dilakukan klaim.

Pahami detail kontrak setelah kontrak di tandatangan. Hal yang harus menjadi perhatian terutama dari sisi Engineering adalah:

  1. Pahami secara detail spesifikasi teknis, filosofi design dan quantity (BOQ). Tiga hal inilah yang digunakan sebagai pembentuk harga. Lihat dengan cermat hierarki dokumen, dokumen mana yang tertinggi derajatnya, apakah BOQ, spesifikasi atau drawing? Sering terjadi, ada item A yang tidak ada di BOQ tender tapi ada di drawing approval, nah mana yang dipakai? Kita kembalikan lagi ke hierarki dokumen. Jika dokumen tertinggi adalah drawing approval, maka item A adalah item tambahan (additional).
  2. Pahami lingkup kerja/scope of work. Engineering biasanya terlena oleh design namun sering lupa bahwa itu bukan lingkupnya. Misal, scope of work kontraktor adalah membuat meja sekolah, tapi pak Kepsek meminta juga dibuatkan kursinya agar tampak satu paket. Terkadang, Engineer langsung setuju karena dianggap itu design yang ideal, namun lupa bahwa itu bukan lingkupnya.

Detail kontrak dari sisi Project Control, yang harus diperhatikan adalah:

  1. Manajemen waktu. Dari awal (setelah kontrak), project control harus segera memberikan: S-Curve dan Master Schedule lengkap dengan Critical Path. Mengapa harus di awal? Sebab Critical Path adalah notice ke semua pihak untuk menjelaskan item kritis yang harus dikerjakan sebagai prioritas. Di dalam master schedule pun project control harus melakukan notice ke Engineering, berapa lama maksimal dokumen ada di klien dan berapa lama maksimal dokumen ada di kontraktor. Dari situ seorang project control bisa memetakan jika terjadi keterlambatan.
  2. Jangan running update schedule tanpa ada bukti/evidence. Pastikan jika schedule bergerak mundur selalu ada penyebab mundurnya, dan pastikan selalu tercatat. Contoh: Terjadi perbedaan kondisi lapangan, ada kondisi tak terlihat/unforseen condition ketika pelaksanan. Misal, ditemukan ratusan alat berat bekas yang tertanam di bawah tanah sehingga tiang pancang selalu patah. Catat itu, dan jadikan berita acara unforseen condition dengan klien, dan informasikan waktu yang mundur akibat kejadian itu.
  3. Manajemen biaya. Ingat, no such a free lunch. Tidak ada yang gratis di dunia ini. Satu saja ada item pekerjaan tambah maka seorang project control harus bisa memasukkan variabel overhead cost, pajak dan keuntungan. Termasuk jika ada keterlambatan akibat point 1.

Dari sisi Procurement, yang harus diperhatikan adalah:

  1. Kembali ke point 1 project control. Procurement harus cepat menginformasikan ke semua pihak, jika item A terlambat dibeli (PO) akibat terlambatnya persetujuan dari klien, maka berdampak pada kenaikan harga material/equipment. Jika ganti tahun, ada deviasi harga yang harus ditanggung oleh klien (jika keterlambatan ada di klien) dan itu merupakan item yang layak di klaim.

Semua komunikasi dari dan kepada klien harus tertulis. Ini item terpenting dari segala hal di dalam proyek. Ingat kasus pak Kepsek di atas, akibat tidak adanya perintah tertulis, maka pak Kepsek bisa ngeles seenaknya.

“Tertulis” terdiri dari: Minute of Meeting (risalah rapat), surat menyurat, gambar kerja yang di cap secara sah, Berita Acara yang di ttd kedua belah pihak dan instruksi kerja.

Strategi kontraktor jika ada pekerjaan tambah adalah membuat bahasa legal yang mengikat di risalah rapat, contohnya:

“Pemilik proyek (klien) meminta agar kontraktor membuat kursi kerja untuk melengkapi meja kerja, kontraktor menyetujui untuk pembuatan kursi kerja yang bukan merupakan lingkup kerja awal, sehingga kursi kerja merupakan pekerjaan tambah”.

Strategi yang lain adalah meminta klien untuk mengeluarkan instruksi kerja. Instruksi ini akan kita gunakan sebagai bukti (evidence) di dalam klaim pekerjaan tambah.

Lantas bagaimana jika ada klien yang meminta pekerjaan tambah tersebut dikerjakan dulu? Banyak klien seperti ini, biasanya memanfaatkan kedekatan klien dengan kontraktor.

Saya menyarankan untuk tetap ada permintaan tertulis. Anda sebagai project manager boleh saja meng-iya-kan permintaan klien tersebut tanpa tertulis jika;

  1. Kondisi keuangan proyek anda luar biasa sehat, cash flow positif dari awal hingga prediksi akhir.
  2. Anda tidak punya kendala permintaan dana ke Head Office, dengan kata lain, itu proyek anda sendiri (wirausaha), dari kantong anda, untung rugi anda yang tanggung.

Jika dua point sederhana diatas tidak anda miliki, maka selamat, anda sama dengan saya dan kita semua. Sehingga sekecil apapun usahakan selalu ada kata tertulis.

Last is, selalu tetapkan meeting dengan klien untuk membahas pekerjaan tambah kurang. Tips dari saya ketika pembahasan meeting adalah:

  1. Libatkan pihak-pihak yang terkait dari sisi teknis dan komersial.
  2. Pastikan bukti-bukti/evidences sudah tertata rapi, dan pastikan semua bukti tadi tertanda tangan oleh kedua belah pihak.
  3. Buat simulasi biaya pekerjaan tambah kurang tersebut. Jangan sampai ketika klien bertanya berapa rupiah yang akan di klaim kita belum punya angkanya.

Perhitungan angka klaim harus memiliki dasar dan logis. Ini mutlak harus ditampilkan dalam setiap pengajuan klaim. Bicarakan kepada cost control dan engineering untuk membuat analisa harga satuan.

Dasar harga satuan yang dipakai:

  1. Berbasis harga kontrak. Jelas ini sama-sama telah disepakati.
  2. Berbasis buku harga satuan Dept Pekerjaan Umum. Ini untuk kasus pekerjaan sipil dan apabila pekerjaan tambah tersebut adalah item baru.
  3. Berbasis penawaran subkon/vendor. Ini bisa sama-sama dijadikan dasar apabila item pekerjaan tambah tidak memiliki basis data lain. Biasanya terjadi untuk item manufaktur.
  4. Perbandingan harga dengan proyek sejenis. Jika tidak mendapatkan harga apapun, maka benchmark dengan proyek lain dapat menjadi acuan, meskipun tentu dengan penyesuaian.

Sabar dan yakin bahwa segala pekerjaan bisa di lakukan penyesuaian (variation change order), baik tambah ataupun kurang, karena sifat proyek yang dinamis.

Sabar ya, karena klaim variation order itu seni. Bukan hanya teknis tapi tergantung juga dari mood klien, tipe personal dan kedekatan-kedekatan khusus.

Kadang kita harus ngopi yang ke-10x barulah klien memberi sinyal lampu hijau untuk kita klaim, yah sabar dan persistence, itu kuncinya.

Jangan pedulikan jika ada klien yang mendesak bahwa tidak boleh satupun ada variation order, meskipun ada pekerjaan yang diluar scope kontraktor. Hal seperti ini jika memberatkan kontraktor, kontraktor berhak untuk mengadukan ke Pengadilan Tinggi ataupun Badan Arbitrase Nasional.

Oke? Selamat mencoba.

About

Tukang Ngopi. “Kemampuan membaca itu sebuah rahmat. Kegemaran membaca; sebuah kebahagiaan.” ― Goenawan Mohamad Sila baca blog saya yang lain di http://srimayainvestment.blogspot.com

Posted in Project Management

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Follow laptop paijo on WordPress.com

Jangan lupa masukkan email anda disini ya

Arsip Tulisan
KURUSETRA

and the Bharatayuda within

The Second Avenue

Indonesia Street Photography

Shoot New York City Blog

Photo Tours & Street Photography Workshops

John Wreford Photographer

Words and Pictures from the Middle East & Balkans

Cerita Motivasi - Kumpulan Kisah Inspirasi Terbaik

Kumpulan cerita motivasi, kisah inspiratif, cerita bijak, kisah teladan. Bisa dijadikan renungan agar kehidupan menjadi lebih baik.

Ruang Baca

saya tak memiliki apapun, tak juga surga, tak juga neraka

khsblog :-D

Tulis, Telas dan Tulus...

Daun Woka

Berlarilah Mengejar Mimpi namun jangan sekali-kali berlari terlalu jauh dari sejarah

GAYOTAKENGON

Budaya kopi...Kopi budaya... heal and real..

Lazione Budy

'Saoirse' is not a word, it's angel

Gorboman Running

Mengulas hobi secara jujur dari sudut pandang orang awam.

George Lakoff

George Lakoff has retired as Distinguished Professor of Cognitive Science and Linguistics at the University of California at Berkeley. He is now Director of the Center for the Neural Mind & Society (cnms.berkeley.edu).

Rottin' in Denmark

Is this gentleman bothering you?

Emanuel Setio Dewo

Mari berkarya

Omnduut

Melangkahkan kaki ke mana angin mengarahkan

ngalor ngidul ketemu kiblat

Berjumpa Hikmah dari Berbagai Arah (Sapi Betina 115)

leniaini blog

between thoughts and memories