What-To-Do Menjadi Project Control

Oke, sekarang saya akan membahas tentang profesi saya di tempat saya bekerja, yaitu Project Control. Untuk membahas dari A – Z,  saya yakin anda semua bisa membaca dari seluruh literatur di dalam internet. Apa sih yang gak ada di mbah google? Dan saya juga sudah menyertakan link untuk mendownload literasi Project Managament yang bisa diunduh gratis disini dan disini.

Jadi kita bahas saja tentang eksekusinya. Oke, untuk teman-teman yang tertarik dan berprofesi sebagai project control sebenarnya project control tidaklah sesimple jika kita membaca literasi di internet, jadi project control itu rumit, kalau gampang berarti kamu magabut.

Tahapan seorang PC garis besar adalah sbb:

  1. Inisiasi
  2. Planning
  3. Execution
  4. Monitoring & Control
  5. Closing

Itu standart. Ya memang itulah roles dari project itu sendiri, dan Project Control adalah arteri dan vena untuk menghantar darah ke setiap sendi project, supaya seluruh tubuh project dapat bergerak sesuai target, sesuai schedule dan biaya. Jadi seorang project control harus terlibat dari point 1 sampai 5, atau minimal hingga point 4.

Apa critical point dari mata praktisi (bukan akademisi) project control seperti saya? Critical point ada pada point 4. Inilah point dimana seorang project control bisa dibilang berhasil atau tidak, semacam KPI-nya lah, ada indikatornya, salah duanya adalah cost perform index dan schedule perform index. Tuh saya kasih langsung file pdf nya.

Project control ataupun scheduler bukan hanya meng-create planning, submit, kemudian re-plan jika ada deviasi lalu kemudian pasrah, emang kamu kira ini schedule nikah??. Tidak. Project control memiliki hukum wajib yaitu monitoring. Tools monitoring yang paling efektif adalah konsolidasi meeting.

Meeting konsolidasi diadakan di site bukan di HO Jakarta, ini juga bukan acara nobar atau meeting peluncuran produk, jadi jangan ena-ena ngebayangin meeting di hotel bintang lalu malamnya kamu bisa mijet.

Meeting dipimpin oleh seorang Site Manager, di inisiasi oleh project control atau project engineer dan dihadiri oleh seluruh lead departemen project, seperti Site Manager, Construction Manager, Supervisor, Lead Engineer, Piping Lead, Mechanical Lead, Civil Lead, logistik dst, disitu project control berdiri sebagai dirijen, bukan jirigen.

Dirijen tau kan? Dirijen bertugas sebagai moderator di dalam konser musik, dialah yang mengatur ritme dan arah meeting, contoh tugas project control ketika internal meeting:

  1. Menunjukkan planning level 5 yang mudah di baca, ingat, urusan mu sama tim site, bukan sama bos Jakarta.
  2. Bertanya kesiapan setiap departemen untuk mencapai milestone atau target tertentu.
  3. Membuat Action Plan – komunikasi dengan Project Manager dan Finance untuk dukungan finansial yang cepat.

Contoh kasus di proyek PLTU, internal meeting membahas 3 weeks look ahead (schedule 3 minggu kedepan), milestone adalah tie-in piping circulating water to condenser. Siapkan satu papan tulis dan dua spidol (biru dan merah).

  1. Presentasi progress s/d saat ini dan tanggal target tie-in piping.
  2. Manpower saat ini dan produktifitas.
  3. Memastikan ke tim civil untuk kesiapan underground pipe dan supportingnya (termasuk jumlah manpower dan apakah perlu tambahan alat).
  4. Memastikan ke tim warehouse/logistik untuk ketersediaan jumlah pipa, wrapping dan alat kerja (general tools dan atau special tools).
  5. Memastikan design piping dengan engineer dan kapan approved for construction (AFC) dan bisa di delivery ke site.
  6. Pastikan poduktifitas dengan tim piping, jumlah manpower (welder, fitter, helper) dan jam kerja (jika dibutuhkan lembur). Jika manpower kurang, tanya kapan additional manpower bisa datang, memastikan dengan Lead Piping dan Site Manager.
  7. Koordinasi point 5 dengan tim E & I untuk letak field instrument (pressure gauge, transmitter, cathodic dsb) dan juga tim mechanical untuk kesiapan dari Cooling Tower dan Condenser sebagai titik tie-in. Jika belum siap, tanya kapan.
  8. Jika lembur, memastikan dukungan finance untuk uang lembur dan logistik jam lembur (konsumsi, lampu termasuk rokok, dsb).
  9. Memastikan prosedur-prosedur tie-in dan pengetesan (hydrotest, NDT, dsb) dari tim QC untuk mempermudah kerja ketika dilakukan tie-in nantinya.
  10. Memastikan alat berat untuk unloading pipa ke area kerja.
  11. Memastikan kesiapan tim safety.
  12. Jika hasil meeting tidak dapat dilakukan crash program dan schedule tetap delay, buatlah re-planning on the spot bersama tim dan minta seluruh yang hadir meeting untuk sign komitmen di action plan dan schedule baru, sebelum di presentasikan ke klien/owner atau bos lainnya.

Itu contoh what to do sebagai seorang project control atau  site planner, bukan cuma melulu urusan reporting dan admin. Tapi yang penting, semua point itu di catat, dipelototin dan masukkan ke schedule task outlook atau google calendar.

Nah, ini lah yang cukup berat, yaitu sebagai anjing menggongong, ya berperan sebagai anjing yang bisa me-warning majikannya kalau komitmen yang sudah di ttd tadi dilanggar.

Komitmen lembur eh gak jadi alasan anggotanya minta ini itu, komitmen beli baut dari lokal supaya cepat eh alasan tokonya pindah ke Arab, dan lain sebagainya. Nah project control kalau cuma diem-diem-diem aja, ya ngapain ada project control? Kamu gak dibutuhin di proyek! Kamu harus teriak, harus berteriak:

“Eh cumi! katanya kabel datang seminggu lagi, kok malah apem yang dateng!” Gitu misalnya…

Atau kirim email warning ke semua lini dari mulai logistik, SM, engineering hingga finance, cc ke PM. Di jamin yang baca itu pasti kelabakan. Kalau masih ada yang santai, datengin aja, tanya “eh tong, udah baca email blom?”

Ada yang marah? Bagus, artinya kamu berhasil, tinggal ajak ngopi atau ngudut bareng di warung sebelah sambil ngomongin proyek iwak lele, beres. Jangan dimasukin hati, hati kamu cuma buat cinta.

Saya suka sebel jika ada planner atau project control yang ketika ditanya mana warningnya mana cuma ngejawab: “Lho, kan sudah saya email pak?” “Kapan emailnya?” “Seminggu yang lalu pak”……”Gundulmu!” Gregetnya gak ada.

Saat ini, mindset project control bisa jadi 80% berkutat di urusan admin. Tapi bagi saya pribadi, meng-hire satu admin teknik (AdTek) untuk urusan compile reporting jauh lebih berharga ketimbang terbuang waktu di urusan admin tetek-bengek.

Mudah-mudahan banyak yang tertarik untuk menjadi project control 🙂

ef3f71937c5e24697dd29d65682ac1c9_original

Photo credit: kickstarter.com

Advertisements

One thought on “What-To-Do Menjadi Project Control

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s