Apa Saja Tugas Menjadi Project Control?

Oke, sekarang saya akan membahas tentang profesi saya di tempat saya bekerja, yaitu Project Control. Untuk membahas dari A – Z,  saya yakin anda semua bisa membaca dari seluruh literatur di dalam internet. Apa sih yang gak ada di mbah google? Dan saya juga sudah menyertakan link untuk mendownload literasi Project Managament yang bisa diunduh gratis disini dan disini.

Jadi kita bahas saja tentang eksekusinya. Oke, untuk teman-teman yang tertarik dan berprofesi sebagai project control sebenarnya project control tidaklah sesimple jika kita membaca literasi di internet, jadi project control itu rumit, kalau gampang berarti kamu magabut.

Tahapan seorang PC garis besar adalah sbb:

  1. Inisiasi
  2. Planning
  3. Execution
  4. Monitoring & Control
  5. Closing

Itu standart. Ya memang itulah roles dari project itu sendiri, dan Project Control adalah arteri dan vena untuk menghantar darah ke setiap sendi project, supaya seluruh tubuh project dapat bergerak sesuai target, sesuai schedule dan biaya. Jadi seorang project control harus terlibat dari point 1 sampai 5, atau minimal hingga point 4.

Apa critical point dari mata praktisi (bukan akademisi) project control seperti saya? Critical point ada pada point 4. Inilah point dimana seorang project control bisa dibilang berhasil atau tidak, semacam KPI-nya lah, ada indikatornya, salah duanya adalah cost perform index dan schedule perform index. Tuh saya kasih langsung file pdf nya.

Project control ataupun scheduler bukan hanya meng-create planning, submit, kemudian re-plan jika ada deviasi lalu kemudian pasrah, emang kamu kira ini schedule nikah??. Tidak. Project control memiliki hukum wajib yaitu monitoring. Tools monitoring yang paling efektif adalah konsolidasi meeting.

Meeting konsolidasi diadakan di site bukan di HO Jakarta, ini juga bukan acara nobar atau meeting peluncuran produk, jadi jangan ena-ena ngebayangin meeting di hotel bintang lalu malamnya kamu bisa mijet.

Meeting dipimpin oleh seorang Site Manager, di inisiasi oleh project control atau project engineer dan dihadiri oleh seluruh lead departemen project, seperti Site Manager, Construction Manager, Supervisor, Lead Engineer, Piping Lead, Mechanical Lead, Civil Lead, logistik dst, disitu project control berdiri sebagai dirijen, bukan jirigen.

Dirijen tau kan? Dirijen bertugas sebagai moderator di dalam konser musik, dialah yang mengatur ritme dan arah meeting, contoh tugas project control ketika internal meeting:

  1. Menunjukkan planning level 5 yang mudah di baca, ingat, urusan mu sama tim site, bukan sama bos Jakarta.
  2. Bertanya kesiapan setiap departemen untuk mencapai milestone atau target tertentu.
  3. Membuat Action Plan – komunikasi dengan Project Manager dan Finance untuk dukungan finansial yang cepat.

Contoh kasus di proyek PLTU, internal meeting membahas 3 weeks look ahead (schedule 3 minggu kedepan), milestone adalah tie-in piping circulating water to condenser. Siapkan satu papan tulis dan dua spidol (biru dan merah).

  1. Presentasi progress s/d saat ini dan tanggal target tie-in piping.
  2. Manpower saat ini dan produktifitas.
  3. Memastikan ke tim civil untuk kesiapan underground pipe dan supportingnya (termasuk jumlah manpower dan apakah perlu tambahan alat).
  4. Memastikan ke tim warehouse/logistik untuk ketersediaan jumlah pipa, wrapping dan alat kerja (general tools dan atau special tools).
  5. Memastikan design piping dengan engineer dan kapan approved for construction (AFC) dan bisa di delivery ke site.
  6. Pastikan poduktifitas dengan tim piping, jumlah manpower (welder, fitter, helper) dan jam kerja (jika dibutuhkan lembur). Jika manpower kurang, tanya kapan additional manpower bisa datang, memastikan dengan Lead Piping dan Site Manager.
  7. Koordinasi point 5 dengan tim E & I untuk letak field instrument (pressure gauge, transmitter, cathodic dsb) dan juga tim mechanical untuk kesiapan dari Cooling Tower dan Condenser sebagai titik tie-in. Jika belum siap, tanya kapan.
  8. Jika lembur, memastikan dukungan finance untuk uang lembur dan logistik jam lembur (konsumsi, lampu termasuk rokok, dsb).
  9. Memastikan prosedur-prosedur tie-in dan pengetesan (hydrotest, NDT, dsb) dari tim QC untuk mempermudah kerja ketika dilakukan tie-in nantinya.
  10. Memastikan alat berat untuk unloading pipa ke area kerja.
  11. Memastikan kesiapan tim safety.
  12. Jika hasil meeting tidak dapat dilakukan crash program dan schedule tetap delay, buatlah re-planning on the spot bersama tim dan minta seluruh yang hadir meeting untuk sign komitmen di action plan dan schedule baru, sebelum di presentasikan ke klien/owner atau bos lainnya.

Itu contoh what to do sebagai seorang project control atau  site planner, bukan cuma melulu urusan reporting dan admin. Tapi yang penting, semua point itu di catat, dipelototin dan masukkan ke schedule task outlook atau google calendar.

Nah, ini lah yang cukup berat, yaitu sebagai anjing menggongong, ya berperan sebagai anjing yang bisa me-warning majikannya apabila komitmen yang sudah di sign tadi dilanggar.

Komitmen lembur…eh gak jadi alasan anggotanya minta ini itu, komitmen beli baut dari lokal supaya cepat eh alasan tokonya pindah ke Arab, dan lain sebagainya. Nah project control kalau cuma diem-diem-diem aja, ya ngapain ada project control? Kamu gak dibutuhin di proyek! Kamu harus teriak, harus berteriak:

“Eh cumi! katanya kabel datang seminggu lagi, kok malah apem yang dateng!” Gitu misalnya…

Gak mempan teriak, kirim email warning ke semua lini dari mulai logistik, SM, engineering hingga finance, cc ke PM. Di jamin yang baca itu pasti kelabakan. Kalau masih ada yang santai, datengin aja, tanya “eh tong, udah baca email blom?”

Ada yang marah? Bagus, artinya kamu berhasil, tinggal ajak ngopi atau ngudut bareng di warung sebelah sambil ngomongin proyek iwak lele, beres. Jangan dimasukin hati, hati kamu cuma buat cinta.

Saya suka sebel jika ada planner atau project control yang ketika ditanya mana warningnya mana cuma ngejawab: “Lho, kan sudah saya email pak?”……”Gundulmu!” Gregetnya gak ada.

Saat ini, mindset project control bisa jadi 80% berkutat di urusan admin. Tapi bagi saya pribadi, meng-hire satu admin teknik (AdTek) untuk urusan compile reporting jauh lebih berharga ketimbang terbuang waktu di urusan admin tetek-bengek.

Seru kan? Mudah-mudahan banyak yang tertarik untuk menjadi project control 🙂

ef3f71937c5e24697dd29d65682ac1c9_original

Photo credit: kickstarter.com

About

Tukang Ngopi. “Kemampuan membaca itu sebuah rahmat. Kegemaran membaca; sebuah kebahagiaan.” ― Goenawan Mohamad Sila baca blog saya yang lain di http://srimayainvestment.blogspot.com

Tagged with:
Posted in Project Management
16 comments on “Apa Saja Tugas Menjadi Project Control?
  1. Kalau tuk project bisnis?

    Like

  2. Andrea says:

    Wih, betul2 praktisi ini, memang sih, bar chart, S-curve dsb itu hanyalah tools, semua kembali ke area koordinasi, pc yg baik harus sanggup mndeliver informasi ksemua lini dan menggabungkan hingga jdi satu solusi..artikel yg bgus pak

    Liked by 1 person

  3. Anonymous says:

    Saya baru memasuki ruang kerja project control..
    Saya masih kurang peka terhadap perubahan, dan kendala di site yang sebenarnya berakibat fatal ..

    Saat ini saya masuk ke proyek kedua saya sebagai project control..

    Apa ada pelatihan untuk project control?
    Karena learning by doing saja tidak cukup menurut saya.

    Anda dulu belajar seperti apa?

    Bila berkenan..
    Tolong balas ke email saya.

    Terimakasih..
    Salam

    Liked by 1 person

    • ryokusumo says:

      Saya belajar learning by doing pak, baru setelah 5 tahun menjadi PC saya ambil PMP, banyak pelatihan menjadi project control, yg pasti adalah Project Management, Scheduling dll, utk training anda bisa refer ke eNetwoq; training@enetwoq.com. Disitu banya pilihan, di tempat selain itu pun banyak sekali, anda mau fokus ke EPC atau jasa konstruksi atau operator K3S di Migas. Saran saya coba buka2 PMI Indonesia, bisa search di google, lalu download pdf PMP Management di header blog ini. Tapi yg pasti menjadi PC titik beratnya adalah praktikal dan trengginas, banyak lulusan PMP sana-sini tapi begitu kerja malah mlorot, klo tidak bisa dibilang payah, kurang effort dan terlalu teoritis. in my humble opinion mas

      Like

      • Anonymous says:

        Saat ini saya sedang mengalami masa sulit percaya diri..

        Saya punya target, tapi temen2 dilapangkan tidak seperti yang disepakati.

        Produktifitasnya tidak sesuai dengan pengeluaran.

        Di satu sisi maincontnya memaksa lembur, dan menambah manpower.
        Di sisi lain saya mau menjaga budget. Namun tetap harus on schedule.

        Saya pemula dan saya benar2 buta saat ini

        Like

        • ryokusumo says:

          Halo bro, itu sebetulnya masalah yg ditemui oleh setiap PC (project control). Utk kasus pertama, PC hrus berkoordinasi dgn PM, PM anda seperti apa, klo PM anda sprti temen2 anda yg lain, ya ultimatum, earning valuenya kecil, schedule terlambat, yg penting anda selalu mengupdate dan melaporkan. Kasus kedua, klo memang schedule telat dgn jalur biasa, anda hrus berani take risk, utarakan ide ke PM atau level yg lebih tinggi utk ambil kputusan, krn keputusan proyek ada di PM. Anda harus korbankan salah satunya, schedule anda telat atau budget anda membesar tapi on schedule. Dan harus dibuat detail masalah, knapa terlambat? apakah seperlu itu utk lembur? buat analisa dan sampaikan ke PM

          Like

          • Anonymous says:

            klo pm nya di jd pengarah lgsung ke lapangan dan gak punya meja,,gimn caranya untuk berkoordinasi dengan pm yg macam gitu

            Like

  4. Syafriandi says:

    Hebat pak Ryo.
    Saya senang tulisan bapak. Dan menggambarkan cara bapak berinteraksi saat bekerja.
    Namanya control yah harus selalu mengingatkan. Iyakan pak.
    Ngak bisa diingatkan di jewer 🤣😄🤣😃😁

    Like

    • Anonymous says:

      Maaf, cara anda menyajikan tulisan mencerminkan kualitas anda, jdi tlng sampaikan dg elegan, krna yg dibahas ini adlh level midle up, menjadi penting untuk memperhatikan gaya penyampaian.

      Tks.

      Like

  5. ABDUL WAHID says:

    beraaattt heee
    harus pinter cari solusi

    Like

  6. mas kok link pdf nya yg klr hanya source code.
    rata2 PC itu begitu ya mas tugasnya.
    klo PC untuk migas gmn mas?

    Like

  7. HAS says:

    Mantab bos, ikut belajar bos

    Like

  8. Via says:

    wah pekerjaan PC, harus standby dan benar-benar mengontrol anak buahnya

    makasih kak infonya utk PC, kunjungi juga blog saya kak http://www.kesehatankeselamatankerjak3.com

    Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Follow laptop paijo on WordPress.com

Jangan lupa masukkan email anda disini ya

Arsip Tulisan
KURUSETRA

and the Bharatayuda within

The Second Avenue

Indonesia Street Photography

Shoot New York City Blog

Photo Tours & Street Photography Workshops

John Wreford Photographer

Words and Pictures from the Middle East & Balkans

Cerita Motivasi - Kumpulan Kisah Inspirasi Terbaik

Kumpulan cerita motivasi, kisah inspiratif, cerita bijak, kisah teladan. Bisa dijadikan renungan agar kehidupan menjadi lebih baik.

Ruang Baca

saya tak memiliki apapun, tak juga surga, tak juga neraka

khsblog :-D

Tulis, Telas dan Tulus...

Daun Woka

Berlarilah Mengejar Mimpi namun jangan sekali-kali berlari terlalu jauh dari sejarah

GAYOTAKENGON

Budaya kopi...Kopi budaya... heal and real..

Lazione Budy

'Saoirse' is not a word, it's angel

Gorboman Running

Mengulas hobi secara jujur dari sudut pandang orang awam.

George Lakoff

George Lakoff has retired as Distinguished Professor of Cognitive Science and Linguistics at the University of California at Berkeley. He is now Director of the Center for the Neural Mind & Society (cnms.berkeley.edu).

Rottin' in Denmark

Is this gentleman bothering you?

Emanuel Setio Dewo

Mari berkarya

Omnduut

Melangkahkan kaki ke mana angin mengarahkan

ngalor ngidul ketemu kiblat

Berjumpa Hikmah dari Berbagai Arah (Sapi Betina 115)

leniaini blog

between thoughts and memories